Para la organización de este bloque nos hemos inspirado en el número de Library Technology Reports, Jul/Agos. 2006, 42 (4) de Michael Stephens: "Web 2.0 & Libraries: Best Practices for Social Software"
Un aspecto innovador de los blogs es la gestión de los enlaces que los convierten en una herramienta preferible a los sitios de noticias, con los que comparten muchas similitudes pero no sus problemas (por ejemplo, el hecho de que no podamos volver a noticias anteriores porque el enlace ya no funciona). En los blogs, esto se soluciona dotando a cada entrada de un enlace permanente (permanent link), de modo que, aunque algo queramos acceder a algo publicado hace dos años, el enlace sigue siendo el mismo. Esto se combina con los enlaces inversos, que permiten rastrear una entrada (saber quién ha citado una entrada de nuestro blog, por ejemplo) para favorecer el control de lo que se publica fuera del propio blog pero hace referencia a él. Además, normalmente se ofrece una lista de blogs recomendados que suelen girar alrededor de temas afines al nuestro, por lo que en definitiva, los blogs pueden usarse como instrumento para informar y mantenerse periódicamente informado sobre un tema cualquiera, crear comunidades, promover debates...
Entre los rasgos que los hacen más atractivos se encuentran unas interfaces altamente personalizables, ya que ofrecen la opción de elegir entre varias skins o de cambiar la estructura, tipo de letra, etc., sin necesidad de conocer CSS, aunque existe la opción para usuarios avanzados.
Como ya hemos dicho más arriba, dado que son herramientas 2.0, permiten incrustar otros formatos: vídeos, fotografías, chats, presentaciones, listas de enlaces, nubes de etiquetas... para ello debemos obtener un código en texto plano que normalmente nos lo facilita el mismo sitio de origen del formato que queremos incluir.
Favorece la sindicación de contenidos, lo cual constituye otro de los aspectos más destacados de los blogs. La sindicación, a través de sus dos formatos más extendidos (RSS y Atom) ofrece la posibilidad de acceder al contenido más reciente publicado en un blog sin necesidad de acudir al mismo. Cada individuo interesado puede añadir el blog como suscripción a su agregador particular de modo que todo lo que se publique en él le llegará instantáneamente a su agregador. De esta forma se respeta el anonimato (no hay modo de controlar quién ha accedido a los contenidos de un blog) y se ahorra tiempo de navegación buscando actualizaciones de los blogs que nos interesan.
En un sentido más amplio, y saliéndonos de lo meramente técnico, el uso de blogs en organizaciones y empresas permite una contacto más directo entre éstas y sus usuarios o clientes, puesto que éstos pueden expresar su opinión fuera de los canales formales y ver la “cara humana” de la empresa o institución.
- Manual de estilo: tanto si se van a emprender varios blogs como si varias personas van a participar en uno sólo, conviene redactar un breve manual o guía de estilo donde se recojan recomendaciones y pautas que habrá que tener en cuenta a la hora de redactar cada entrada. Deben ser de carácter general en cuanto a las recomendaciones, de modo que no se coarte la libertad de expresión de cada bibliotecario, que a fin de cuentas es lo que va a dotar de personalidad al blog. Se trataría de buscar un término medio entre un lenguaje correcto y respetuoso pero a la vez cercano, personal y coloquial. Otro aspecto del que hay que estar pendiente es de la corrección de los comentarios que se hagan en el blog: si alguien entra y deja un comentario ofensivo, insulto, etc.
De momento, nosotros no tenemos aún manual de estilo (está en proyecto) y sólo se nos ha dado un caso en el que alguien haya dejado un comentario ofensivo.
- Marketing interno: uno de los primeros pasos es buscar apoyo interno, ya que si no contamos con la iniciativa de los bibliotecarios, el proyecto no puede salir adelante. Jornadas explicativas, publicidad interna con los primeros pasos que se vayan dando, e incluso el boca a boca han dado en la U. deSevilla unos resultados extraordinarios.
- Formación: en principio, los blogs son tan fáciles de usar que no hemos necesitado dar formación. Se describieron de forma general en una sesión formativa sobre las herramientas 2.0, y los que resultaron interesados y que aún no habían experimentado con los blogs empezaron a trabajar de forma independiente. Por un lado, el apoyo formativo se ha organizado de forma espontánea (hay que tener en cuenta que somos una biblioteca que cuenta con muchos centros repartidos por toda la geografía urbana deSevilla ) de modo que los novicios con problemas acuden al más experto con el que tienen más contacto por cercanía o amistad. Como todos los participantes en esto tienen muy buena voluntad, el sistema no ha despertado ninguna queja. Además, en los servicios centrales contamos con un "mini laboratorio" que está permanentemente (de 8 a 3 y algunas tardes) dispuesto a resolver cualquier duda que se plantee, en cuyo caso se resuelve por teléfono o concertando una cita en la que se da la formación individualizadamente (también con muy buena voluntad).
En general, para los blogs el modelo de formación más usado es el espontáneo, ya que no ha hecho falta aún concertar ninguna cita para que los bibliotecarios empiecen sus proyectos.
- Compromiso y organización: Un aspecto crucial es asumir el compromiso de mantener el blog (al menos durante un tiempo) a la hora de abrirlo. De nada sirve empezar con mucha ilusión actualizando diariamente para que luego pasen meses sin publicar una entrada. Lo ideal es fijarse una rutina (diariamente, una o dos veces por semana, etc.,) dependiendo de la naturaleza y finalidad del blog. También conviene hacer entradas breves (resulta menos abrumador y más fácil de mantener que si siempre redactamos entradas de mil palabras), con contenido y, si es posible, haciendo uso de otros media que hagan más atractivo e interactivo el blog.
En el caso de suspensiones temporales (vacaciones, bajas por maternidad, etc.,) también es conveniente publicar una entrada para que el visitante sepa por qué no se actualiza el blog y no le dé sensación de abandono.
En el caso de blogs en los que participen más miembros, resulta útil establecer turnos para garantizar un mantenimiento constante del blog.
- Marketing externo: algo que no debemos dejar de lado es la promoción de nuestros blogs. Se pueden usar los canales habituales de difusión de nuestros servicios, o aprovechar la oportunidad para diseñar otro nuevos. Todo eso depende, claro está, de si disponemos o no de un plan demarketing que estructura todas estas actividades. En nuestro caso, les hemos dado publicidad publicando noticias en la página web de la biblioteca cada vez que aparece un blog nuevo, y estamos trabajando en nuevas acciones como meter anuncios en las pantallas que hay a la entrada de las salas de lectura, ofrecermarcapáginas con publicidad del blog junto con los préstamos...
- Datos estadísticos:
Varían dependiendo del tipo de blog:
- Farmacia con 2118 visitas en un mes
- Arquitectura: totales 16,468
- Fondo Antiguo: 18 visitas diarias
- Física: 1.134 visitas en un mes
- Química: 757 en un mes
- Opiniones de los bibliotecarios que usan blogs:
En cuanto a si sirve para mejorar los servicios de la biblioteca, la opinión generalizada es que sí. Destacamos algunas matizaciones:
"A priori, todo lo que tienda puentes de comunicación es potencialmente aprovechable". Sin embargo, muchas de las herramientas desarrolladas para 2.0 no aportan gran cosa a los procesos de comunicación cuando son una mera forma de presentación con nuevo maquillaje de contenidos anteriores, que no antiguos ni obsoletos, que igual no se "venden" mejor por un mero problema de diseño/marketing."
"amplía los lazos entre los usuarios y la biblioteca"
- Feedback de los usuarios:
Comentarios en los blogs, en general, hay pocos. Sin embargo, en los casos en los que el bibliotecario tiene un contacto más estrecho con los usuarios del centro, elfeedback personal aumenta de forma considerable: comentarios por los pasillos, en persona, correos electrónicos con felicitaciones y sugerencias...
- Las wikis son una aplicación concreta de los CMS o gestores de contenido. Lo que caracteriza a todas las wikis, independientemente del software que utilicemos, es que sirve para crear y mantener espacios de forma colaborativa (o individual, abierto a la participación y colaboración)
- En cuanto a la instalación: puede instalarse en un servidor remoto o local, y repetimos lo que ya dijimos en el apartado anterior sobre los blogs. Quizá la cuestión sea más determinante aquí que en el caso de los blogs, ya que es posible que la información que se comunica en los blogs sea de naturaleza algo más efímera que la que se vuelca en laswikis. Pero ese punto lo trataremos con más detenimiento a continuación.
- Permite distintos perfiles de usuarios (con distintos niveles de autorización, aunque esto también depende del software que estemos utilizando)
- Interfaz sencilla y personalizable (en distintos grados, según software)
- En el caso de las wikis, el software mediawiki ofrece un lenguaje de marcado muy simple para la edición, que el servidor renderiza a html cada vez que se solicita la página, o en el caso de otros software, con edición del tipo wysiwyg.
- Permite controlar las distintas versiones de un artículo y restaurar una versión antigua
- Permite realizar copias de seguridad y exportar en distintos formatos (esto último no funciona demasiado bien)
Aspectos negativos:
- los derivados de trabajar en un entorno web: dependencia de la red (si hay problemas de acceso o caídas del servidor se interrumpe el trabajo, aunque para evitar perder información herramientas como google docs guarda automáticamente cada vez que se introduce algún cambio)
- Su buen funcionamiento implica una actitud receptiva por parte del personal que trabaje con ellas (sobre todo si son grandes grupos de trabajo), dispuesta a cambiar a la herramienta de creación de contenidos que mejor se adapte a cada tarea.
Ejemplo de software: mediawiki; PBWiki; Zoho Office Suite; Google Docs
Son cuatro las aplicaciones que se han estado llevando a cabo en la BUS:
1) guías por materias: cuenta con 13 guías por materias creadas con software wiki.
2) soporte a asignaturas: Wikisalud, creada como apoyo a la asignatura de libre configuración, es hasta el momento la única wiki activa para la creación colaborativa de contenidos entre personal bibliotecario, profesores y alumnos. Ha despertado gran interés entre profesores y alumnos.
3) herramienta de trabajo en grupo: han sido usadas para distintos grupos de trabajo dentro de biblioteca, y fuera de ella, como espacio común para trabajar conjuntamente con profesionales de otras universidades.
4) herramienta de apoyo a la formación de usuarios: un ejemplo sería la wiki creada por Humanidades para el curso de innovación de metodologías docentes. En él, se utiliza la wiki como espacio común para que los docentes vayan incorporando sus aportaciones, a la vez que se facilita acceso a información y material adicional.
1) Wikis para el trabajo interno:
- Comunicación interdepartamental
- Wikis de referencia para los bibliotecarios (normas de la biblioteca, FAQs y links, resultado de reuniones...)
2) Wikis externas:
- Elaborar contenidos con y para los usuarios de la biblioteca
- Wiki como guía por materias
Más usos:
- Colaboración bibliotecaria
- Materias multidisciplinares
- Herramientas para la formación interna y externa
Este proceso varía un poco según usemos un software u otro. En el caso de pbwiki el proceso es tal cual se describe arriba, mientras que en el caso de media wiki hay que instalarle una extensión y luego usar ungadget de google, ya que aún no sabemos de ninguna extensión de mediawiki para incrustar del.icio.us
- Formación: si en el caso de los blogs no ha sido necesario, no ocurre igual en el caso de las wikis. Como ya hemos dicho, la mayoría se interesa porque ve otra guía por materias y se siente atraída por el aspecto, así que llaman por teléfono y concertamos una cita. Suele ser en la misma sesión individualizada (que suele durar unas dos horas o dos horas y media) en la que informamos de las diferencias entre un software y otro, averiguamos los objetivos que se pretenden conseguir con la wiki (un simple cambio de aspecto, ahorro de tiempo de mantenimiento, colaboración con usuarios del centro...) y asesoramos sobre la mejor elección. A continuación en la misma sesión damos la formación de la misma wiki y de la herramienta del.icio.us.
- Organización : en las wikis, la organización depende de cada centro y del uso que se le vaya a dar. En el caso de las guías por materias, el mantenimiento es tan sencillo que no requiere plantear ninguna rutina especial. En el caso de que se usen como plataforma para grupos de trabajo, el éxito de su funcionamiento depende de lo acostumbrados que estén los miembros del grupo a trabajar en entornos virtuales (el peso de las tareas diarias de cada centro hace que, en algunos casos, se descuiden u olviden del trabajo del grupo). Personalmente, en este momento lo veo como herramienta muy recomendable, pero con algún apoyo de reuniones presenciales.
- Marketing externo: depende, claro está, del uso que vaya a tener la wiki.
- Datos estadísticos:
No tenemos datos aún.
- Opiniones de los bibliotecarios que usan wikis:
Opinión de bibliotecarios sobre wikis internas. (Plan estratégico) (nieves.pbwiki.com)
De entrada, la mayoría piensa que potencialmente se trata de una herramienta que puede servir para difundir y popularizar el uso de los recursos y servicios de la biblioteca, aumentando la comunicación bidireccional entre usuarios y bibliotecarios. Sin embargo, como llevan aún poco tiempo, hay dudas sobre si efectivamente va a tener alguna repercusión con los usuarios.
- Feedback de los usuarios:
De momento, no tenemos mucho feedback, ya que las wikis que tenemos activas, salvo la de Cine y Medicina, aún no participan del espíritu de una wiki. De ahí que sólo podamos contar con la experiencia de la wiki de Cine y Medicina con la que la gente que participó se mostró bastante satisfecha.
Por Chat entendemos toda comunicación escrita a través de Internet entre dos o más personas que se realiza instantáneamente. Actualmente, con la aplicación de las tecnologías Ajax, disponemos de programas que soportan distintos servicios de mensajería instantánea, como Meebo o Plugoo, que se pueden insertarse en distintas páginas web, lo cual hace más fácil su aplicación en instituciones y empresas como medio de atender las consultas de sus usuarios. Con estas aplicaciones, cualquier visitante de la página web donde se encuentre insertado el programa, sin necesidad de tener creada una cuenta, puede ponerse en contacto con la persona encargada de la atención a los usuarios.
Normalmente, los servicios de mensajería instantánea incluyen las siguientes características:
En la actualidad, son muchas las bibliotecas que ya han implementado la mensajería instantánea en sus servicios de información bibliográfica y referencia: siendo un medio de comunicación de uso tan extendido, y con una aplicación tan obvia en bibliotecas, no podía menos que convertirse en la herramienta de la web social que más rápidamente encontrara su lugar entre los bibliotecarios.
Utilizar la mensajería instantánea implica por un lado, manejar un medio que gran parte de la sociedad acude para comunicarse durante el trabajo o el ocio y por otro, permite poner a disposición de aquéllos que buscan información una ventana con acceso directo, anónimo y confidencial al bibliotecario que puede resolver sus dudas durante la búsqueda. Si además incluimos una ventana de chat en los puntos más críticos (acceso a los recursos electrónicos, catálogo, página principal de la biblioteca, etc.), podemos tener cubiertos los posibles "sitios virtuales" donde los usuarios pueden encontrarse con más dudas y preguntas.
El hecho de que la mayoría de los servicios de IM permitan almacenar las conversaciones nos ofrece la posibilidad de analizar con posterioridad los contenidos de las consultas con el objeto de diseñar faqs o de detectar cuáles son las principales necesidades informativas que presentan nuestros usuarios.
En realidad, como sólo se trata de añadir un medio más mediante el cual el usuario pueda ponerse en contacto con la biblioteca, no han sido necesarios demasiados protocolos. Los pasos han sido: tomar la decisión, abrir la cuenta en el servicio que sea y añadir las ventanas de chat a las páginas web donde hemos querido que aparezcan (de momento, la página de pregunte al bibliotecario, blogs y wikis). Actualmente 7 bibliotecas trabajan con chats.
- Chat como herramienta interna:
De cara al propio trabajo bibliotecario, también puede servir como medio de comunicación interdepartamental, alternativo al teléfono o correo electrónico. Permite interactuar con los compañeros sin tener que hablar en voz alta (en caso de encontrarnos en la sala de lectura, por ejemplo) o sin obligarnos a abandonar nuestro puesto para cambiar de despacho cada vez que queramos preguntar algo y no podamos usar el teléfono.
- Datos estadísticos:
Dependen de cada centro, varían desde las 2-3 consultas diarias que se reciben en Centros de la Salud hasta las 1 o 2 consultas semanales e incluso mensuales de algunos centros. En otros, el uso del chat ha sido totalmente episódico (2 consultas en 8 meses)
- Opiniones de los bibliotecarios que usan chats:
"Un chat es otro medio de ofrecer atención al usuario e información bibliográfica" Es la frase que quizá represente mejor resuma las opiniones de los bibliotecarios que usan chats. No supone una gran carga de trabajo adicional sino un canal más a través del cual atender a las consultas de los usuarios, igual que el correo electrónico o el teléfono.
- Feedback de los usuarios:
En el caso de los chats, el feedback es el "gracias" después de resolver la duda que sea.
Marcadores sociales
Los marcadores sociales son herramientas en línea que permiten almacenar, clasificar y compartir enlaces de forma sencilla. A través de estas herramientas, los usuarios pueden acceder a sus marcadores desde cualquier ordenador con conexión a Internet. Entre los ejemplos más conocidos se encuentra Del.icio.us, que es, quizá, el más utilizado. Por otro lado, como ejemplo de servicios comerciales con software propietario que están incorporando aplicaciones de la web 2.0 a sus productos podemos citar 2collab, marcador social ofrecido por Elsevier ScienceDirect y Scopus.
Centrándonos en Del.icio.us, éstas son algunas de sus características:
- Facilidad de uso: instalando un plugin en el navegador que estemos usando, podemos almacenar el enlace de la página web que estemos visualizando con un solo clic. Se abre una ventana con los campos nombre, notas y etiquetas. El campo de etiquetas es especialmente útil porque a medida que tecleamos, nos propone etiquetas que ya tenemos asignadas a otros recursos y que concuerdan con la cadena de caracteres que hemos introducido. Con ello evitamos almacenar distintas variantes (plurales, por ejemplo) de una misma etiqueta.
- Etiquetado flexible : otra ventaja del etiquetado es que podemos agruparlo dentro de categorías más generales (bundles), lo cual nos ayudará a tener más organizadas las etiquetas, y también que podemos generar enlaces a combinaciones de etiquetas de forma muy sencilla (por ejemplo, si tenemos una etiqueta ‘diccionarios’ y otra etiqueta ‘alemán’, podremos generar un enlace a todos los diccionarios de alemán que tenemos almacenados en nuestro bookmark de la siguiente forma: http://del.icio.us/usuario/diccionarios+alemán
- Ubicuidad y portabilidad : a diferencia de los marcadores que almacenamos en un navegador instalado en un PC local, utilizar un marcador social nos permite acceder a nuestros enlaces favoritos desde cualquier ordenador con conexión a Internet. En el caso de del.icio.us, además, podemos descargar el marcador y almacenar automáticamente los cambios que hagamos en él durante la navegación.
En cuanto a la portabilidad, nos referimos en concreto a la posibilidad que ofrece del.icio.us de incrustar en cualquier página web una lista o una nube conceptual con nuestras etiquetas.
- Permite la navegación por etiquetas dentro de nuestros propios marcadores y en otros marcadores también: dispone de una ventana de búsqueda, en la que podemos introducir términos para que los busque dentro de nuestros enlaces, en otros bookmarks públicos o en la web. Esta opción ofrece múltiples ventajas: podemos observar las distintas perspectivas desde las que distintos usuarios almacenan un mismo recurso; permite el encuentro de individuos con intereses afines; ayuda a descubrir relaciones entre materias que en principio no habíamos tenido en cuenta, abriendo nuevas posibilidades de investigación; aporta nuevos términos sobre una misma materia, o equivalentes en otros idiomas.
- Ofrece un indicador de relevancia por popularidad del recurso dentro de del.icio.us (número de personas que han salvado ese recurso): podemos considerar esta característica como un valor añadido del que carecen los marcadores tradicionales y que hacen a del.icio.us también una herramienta de búsqueda especialmente atractiva. Subraya con distinta gradación según el número de usuarios que hayan almacenado ese recurso, con lo cual, de un solo golpe de vista podemos seleccionar del resultado de una búsqueda cuáles son los enlaces más populares.
- Facilita la colaboración y la creación de comunidades (networks): existe la posibilidad de proponer enlaces a terceros "for:usuario". Estas propuestas le aparecerán al destinatario agrupadas en un apartado hasta que se le de el visto bueno y las añada al resto.
Y ésta otra de la biblioteca de la U. de Michigan (que fue de donde tomamos la idea de combinar wikis y del.icio.us para la autoalimentación de guías por materias): http://www.lib.umich.edu/hsl/guides/avianflu.html
Más ejemplos:
Issuu
Issuu es un servicio relativamente reciente que se ofrece como "una biblioteca viviente". Es un sitio para almacenar y compartir publicaciones en línea: revistas, documentos que en general no se encuentran publicados en papel. Cualquier usuario puede darse de alta y subir un documento en pdf. El sistema automáticamente lo transforma en una revista virtual que imita incluso el movimiento de hojeo de las páginas físicas. Entre las opciones que ofrece están las habituales: crear un perfil, subir documentos, crear un apartado con "publicaciones favoritas", compartir documentos con "amigos", etiquetar los documentos, dejar comentarios, embeber los documentos en blogs o páginas web...
Agregadores de escritorio: FeedDemon (para Windows), NetNewsWire (para Mac), BlogBridge (multiplataforma, ejecutable en Linux, Windows y Mac).
Ejemplos aparte de los nuestros:
Cambridge Libraries New books, cds and movies
Jenkins Law Library New Acquisitions
University of Alberta Libraries RSS Feeds
Noticias del Servei de Biblioteques
Novedades bibliográficas de la bib. univ. de Zaragoza
Si nos preguntamos por qué debemos usar RSS en nuestra biblioteca, podemos resumir las razones en tres:
1)para que podamos seleccionar parte del contenido de nuestra web y mostrarla en cualquier otro sitio web (con lo que aumentaría nuestra visibilidad).
- Marketing: para anuncios de actividades y eventos
- Para generar listas de documentos
- Alertas de revistas
- Actualizaciones de búsqueda vía RSS
- RSS de libros recientes por especialidad)
Lo primero sería decidir si vamos a implementar RSS de entrada (mostrar en nuestra web contenidos ajenos), RSS de salida (generar feeds de nuestros propios contenidos) o las dos cosas. Como forma de empezar a trabajar con feeds, podemos experimentar con los RSS de entrada, puesto que sólo hay que tener claro qué contenidos ajenos vamos a añadir.
Un segundo paso sería localizar en nuestra web qué contenidos se actualizan más a menudo, y si esos contenidos necesitan más difusión de la que tienen actualmente. Rentabilizar el esfuerzo aprovechando el trabajo que ya hacemos debe ser siempre la premisa principal.
También podemos plantearnos si crear nosotros mismos un portal de feeds que muestre en una sola pantalla (y se actualice automáticamente) todas las actualizaciones de nuestra web, o simplemente ir ofreciendo como canales los sectores más actualizados para que cada usuario los añada a su agregador.
Por último, tendríamos que incluir el RSS dentro de nuestras actividades de formación del personal y de los usuarios. En definitiva, el RSS es un instrumento que permite manejar información, y esto es, en última instancia, parte de lo hacemos en nuestro trabajo todos los días.